برنامه ريزي مقدمه كارآمدي روابط عمومي

برنامه ريزي مقدمه كارآمدي روابط عمومي

احمد يحيايي ايله اي (دكتراي ارتباطات)

اگر فرايند مديريت هر فعاليتي را بصورت خطي در سه مرحله برنامه ريزي، اجرا و ارزيابي قلمداد كنيم، متوجه مي شويم كه روابط عمومي ها در بخش اجرا بيش از ديگر مراحل وقت و انرژي گذاشته اند و از دو مرحله ديگر يعني برنامه ريزي و ارزيابي غفلت كرده اند.

هر چند امروزه رو ابط عمومي ها با توجه به گسترش دانش تخصصي روابط عمومي از طريق فارغ التحصيلان دانشگاهي، سمينارها و دوره هاي اموزشي امكان اوليه تدوين يك برنامه را دارند اما به جرات مي توان ادعا كرد كه بيش از 50 درصد از واحدهاي روابط عمومي در سازمانها برنامه سالانه تدوين نمي كنند.

بايستي اذعان كرد اگر چه نياز است كه  بخش قابل‌توجهی از فعالیتهای روابط‌عمومی به طور اقتضایی تدوین و عملیاتی ‌شود، اما بایستی تدوین برنامه‌های پنج‌ ساله، تدوین برنامه‌ی یک ساله، تدوین برنامه‌ی فصلی، تدوین برنامه‌ی ماهانه، تدوین برنامه‌ی هفتگی، تدوین برنامه برای یک مراسم خاص، و تدوین تقویم مناسبتها مورد توجه و تأکید مدیران و مسئولان روابط‌عمومی قرار گیرد.

افزون بر این، تدوین برنامه‌های روابط‌عمومی بایستی بر مبنای آسیب‌شناسی روابط‌عمومی، نظرسنجی های ادواری و مستمر از فعالیتهای انجام شده، و نیازهای روانی و اجتماعی کارکنان و مشتریان استوار باشد.

برنامه‌ها بایستی هر يك از اقدامات منفرد روابط‌عمومي نظیر نوشتن يك اطلاعيه‌ی خبري، آماده كردن متن يك سخنراني، تهيه‌ی يك گزارش ارزيابي، و مانند آن را در بافت گسترده‌تر يك كوشش فراگير دربرگیرد.

بديهي است براي تدوين هر برنامه‌ی روابط‌عمومي بايد اطلاعاتي در اختيارداشته باشيم تا مبناي برنامه‌ريزي ما قرار گيرد. تحقيق، خواه به صورت رسمي يا غيررسمي، اين اطلاعات را در اختيار ما قرار مي‌دهد و به ما كمك مي‌كند تا هدفهاي روابط‌عمومي را به نحو شایسته‌ای بشناسيم، زیرا شناخت و تعیین اهداف روابط‌عمومي، ما را در تدوین برنامه یاری می‌رساند.

حقيقتا بايستي پرسش شود كه چه مسايلي زيربنايي وجود دارد كه روابط عمومي را ناكارآمد جلوه مي دهد. يكي از اين پاسخ ها اين است: “فقدان برنامه ريزي؛ روابط عمومي ها را زمين گير كرده است”.

برنامه‌ريزي به روابط عمومي اين قدرت را مي‌دهد که:

1) با تقسیم زمان آینده در قالب برنامه های از پیش تعیین شده در ساختن و مهار آینده نقش داشته باشد.

2) صرفه جویی کافی در منابع مالی انجام گیرد (برنامه ریزی نزديك ترين راه صرفه جويي است).

3) منابع انسانی بموقع و بجا بکار گرفته شوند(برنامه ریزی تصمیم گیری جمعی است).

4) بخشی از بحرانها پیشگیری شود و  پیش بینی لازم برای وقوع بحرانهای ناشناخته میسر گردد.

5) در جهت دستیابی به اهداف سازمان فعالیتها انجام شود.

6) مشکلات آینده پیش بینی شده و راهکارهای عملی جلوگیری از مواجه شدن با آنها تعیین شوند.

7) عملکرد کلی سازمان در آینده مجسم شود.

8) دید روشنی نسبت به روابط با مخاطبان سازمان فراهم گردد.

9) برداشت کاملی از شرح وظایف و فعالیتهای درون و برون سازمانی ترسیم گردد.

10) با استفاده از پیش فرضها مسایل و مشکلات ممکن در محیط را شناسایی نموده و با در نظر گرفتن تمامی عوامل و نیروهای موثر زمینه مناسب برای اتخاذ تصمیم صحیح اقدام نماییم.

11) عواملی را که خارج از کنترل است تشخیص داده و دلایلی برای انتخاب برنامه های جایگزین ارائه نماییم.

12) چارچوبی واحدی برای فعالیتها به وجود آید و افراد سازمان وادار شوند تا تلاشها و کوششهاي خود را بر امور مهم سازمان متمرکز سازند و از کارهای کم اهمیت دوری کنند.

13) برنامه‌ریزی باعث می شود هزینه فعالیتهای سازمان را به حداقل رسانده و زمینه‌ای مناسب را فراهم می‌سازد تا از منابع مالی و انسانی حداکثر استفاده به عمل آید و از هدر رفتن زمان و سرمایه جلوگیری شود.

14) برنامه ریزی، باعث تقویت رفتار سازمانی می‌گردد و از سوی دیگر موجب تقویت کار تیمی در سازمان شده و زمینه مشارکت تمامی کارکنان را در حصول به اهداف کلی سازمان فراهم می آورد.

15) برنامه ریزی باعث تسهیل در امر کنترل و نظارت فعالیتها و کارکنان می شود.