وظایف روابط عمومی حرفه ای چیست؟

وظایف روابط عمومی حرفه ای چیست؟

دکتر احمد یحیایی ایله ای

الف: روابط عمومی حرفه ای

روابط عمومی، واحدی برای انتشار خبر نیست؛ بلکه مرکز مدیریت ارتباطات و اعتماد در سازمان است. مهم‌ترین وظیفه روابط عمومی، ایجاد و حفظ ارتباطی دوسویه، مستمر و اثربخش میان سازمان و ذی‌نفعان آن است؛ ارتباطی که بر پایه شناخت، گفت‌وگو، شفافیت و اعتماد شکل می‌گیرد.

روابط عمومی باید صدای سازمان را به مخاطبان برساند و هم‌زمان صدای مخاطبان را به سازمان بازگرداند. رصد افکار عمومی، شناخت نیازها و انتظارات ذی‌نفعان، مدیریت ارتباط با رسانه‌ها، تولید و انتشار محتوای معتبر، تقویت هویت و اعتبار سازمان، مدیریت شهرت و کمک به پیشگیری و مدیریت بحران‌های ارتباطی از مهم‌ترین وظایف روابط عمومی است.

روابط عمومی همچنین مسئول توسعه ارتباطات داخلی، افزایش مشارکت کارکنان، تقویت فرهنگ سازمانی و ایجاد رابطه‌ای سازنده با مشتریان، جامعه، رسانه‌ها، نهادهای دولتی و سایر گروه‌های اثرگذار است. در روابط عمومی حرفه‌ای، تحقیق و تحلیل پیش از ارتباط اهمیت زیادی دارد؛ زیرا تصمیم ارتباطی بدون شناخت مخاطب، بیشتر به حدس شبیه است تا مدیریت.

در نهایت، روابط عمومی باید از یک واحد اجرایی و اطلاع‌رسان به یک واحد راهبردی و تصمیم‌ساز تبدیل شود؛ واحدی که با شناخت محیط، تحلیل افکار عمومی و مدیریت ارتباطات، به سازمان کمک می‌کند اعتماد بسازد، اعتبار خود را حفظ کند و ارتباطات را به نتایج واقعی و پایدار تبدیل نماید.

ب: وظایف روابط عمومی حرفه ای

وقتی سخن از وظایف روابط عمومی می شود بدون درنگ از ارتباطات (درون سازمانی و برون سازمانی) به عنوان وظیفه بنیادین روابط عمومی یاد می شود زیرا تمامی فعالیتهای روابط عمومی برای ایجاد، حفظ و توسعه ارتباطات انجام می پذیرد. اما این وظیفه بنیادی در قالب چهار وظیفه حرفه ای (اجرایی) به عمل در می آید. یعنی در واقع تمامی فعالیتهای روابط عمومی را می توان به چهار دسته وظیفه اجرایی تقسیم بندی کرد تا ما را در شکل دهی ساختار، تدوین شرح وظایف و تقسیم وظایف بهتر یاری کند. این وظایف عبارتند از: مطالعات، انتشارات، تبلیغات و تشریفات.

• مطالعات: روابط عمومی بایستی با نظرسنجی از اقدامات، تحلیل محتوای پیامهای ارتباطی و تبلیغاتی و پشتیبانی مطالعات اجتماعی در سازمان وظیفه مطالعاتی و تحقیقاتی خود را انجام دهد.
• انتشارات: تکثیر و توزیع پیامهای مورد نظر سازمان در قالب نشریات (معرفی دیدگاهها و پیامها) و بروشورها (معرفی محصولات و خدمات) بخش دیگری از وظایف روابط عمومی‌هاست.
• تبلیغات: مجموعه فعالیتهایی که در قالب عکس و فیلم و پوستر انجام می گیرد.
• تشریفات: برنامه ریزی و برگزاری جلسات مهم، گردهمایی ها، نمایشگاهها و بازدیدها در حوزه تشریفاتقرار می گیرند.